Den som ser ett behov av att få tillgång till aggregerade data eller personuppgifter från ett kvalitetsregister bör, redan på planeringsstadiet, ta kontakt med registeransvariga för att diskutera sitt projekt och undersöka om kvalitetsregistret innehåller data som kan användas för att besvara forskningsfrågan. Detta gäller även myndighetsföreträdare och företag som önskar använda kvalitetsregisterdata i forskningssyfte.
Uttag av registerdata för vetenskapligt projekt förutsätter skriftlig ansökan till och godkännande av registerhållare. I tveksamma fall samt alltid vid ansökan från forskare/forskargrupp utanför vårdplaneringsgrupper, bör uttagsansökan godkännas även av styrgrupp.
För datauttag från nationella kvalitetsregister gäller övergripande rutiner enligt flödesschemat:
- dialog med registerorganisation (styrgrupp/registerhållare). Registerhållare representerar styrgrupp i denna dialog och ska hänvisa frågor direkt till dessa vårdplaneringsgrupper som datauttagönskan gäller.
- ansökan till etikprövningsnämnden (etikprovningsmyndigheten.se)
- ansökan (se ”Uttag av data”) till CPUA, vilken representeras av registerhållare.
- godkänd ansökan skickas till registerorganisation eller stödjande registercentrum (RCC) för utlämnande av data.